Erwin Denzler M.A.
Dozent für
Arbeits- und Sozialrecht

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Pauschalbeiträge und andere Kosten des Arbeitgebers



25-%-Pauschale
Rentenversicherung
Krankenversicherung
Abgeltungssteuer
Meldungen und Beitragszahlung
Weitere Versicherungen:
U 1 Krankheit
U 2 Schwangerschaft
Unfallversicherung
Gesamtkosten für den Arbeitgeber

Betriebsprüfungen und Arbeitgeberhaftiung





Die Versicherungsfreiheit bedeutet nur, daß der Arbeitnehmer keine Beiträge zur Sozialversicherung zahlen muß. Der Arbeitgeber muß Pauschalbeiträge zahlen; und er kann - muß aber nicht - eine pauschale Lohnsteuer zahlen:

25 %
12 % Rentenversicherung
11 % Krankenversicherung
2 % Steuern
Der Arbeitnehmer kann auf eigenen Wunsch weitere 7,5 % zahlen, wenn er vollwertig versichert sein möchte.
Nur für Arbeitnehmer, die bereits anderweitig gesetzlich krankenversichert sind (auch familienversichert).
Pauschale Abgeltung für Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer; Stattdessen ist auch eine Abrechnung per Lohnsteuerkarte möglich.


Daneben können Beiträge für weitere Versicherungen anfallen, für die auch bei 400 Euro Versicherungspflicht besteht; mehr dazu unten.

Die Pauschalbeiträge zur Renten- und Krankenversicherung sind eine zwingende Regelung, wenn die Bedingungen der Geringfügigkeit zutreffen. Der Arbeitgeber hat kein Wahlrecht zwischen "normalen Beiträgen" und Pauschalbeiträgen.  Die pauschlae Lohnsteuer ist nicht zwingend vorgeschrieben.

Die pauschale Arbeitgeberabgabe von 25 % ist zwar der Normalfall, aber in vielen Sonderfällen kann ein anderer Beitrags- oder Steuersatz anfallen. Für alle genannten Abgaben gibt es Ausnahmen:

Rentenversicherung:

Der Arbeitgeber muß 12 % vom Gehalt für die gesetzliche Rentenversicherung zahlen. Dieser Beitrag wird dem Rentenkonto des Arbeitnehmers gutgeschrieben und wirkt sich auf die Rentenhöhe später aus - aber nur mit einem monatlichen Rentenanspruch von von 0,22 Euro für einen Monat geringfügige Beschäftigung. Außerdem wird ein Jahr Beschäftigung auf dieser Basis nur mit 3,2 Monaten auf rentenrechtliche Wartezeiten angerechnet. Das liegt daran, daß das Gehalt bereits niedrig und der Pauschalbeitrag von 12 % deutlich geringer ist als der normale Rentenbeitrag von 19,5 %. Der Pauschalbeitrag darf nicht vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten werden.

Wenn der Arbeitnehmer vollwertig rentenversichert sein möchte, kann er die Differenz selbst zahlen, das wären derzeit 7,5 % (bei 400 Euro also 30 Euro, die dann vom Gehalt abgezogen werden). Der Arbeitnehmer erwirbt durch einen Monatsbeitrag  einen weiteren Anspruch von 0,13 Euro Monatsrente. Die Rentensteigerung lohnt sich deshalb, verglichen mit einer privaten Geldanlage, sicher nicht. Wichtiger könnte sein, daß durch die Beitragserhöhung alle Monate voll zählen für Wartezeiten. Dadurch kann im Einzelfall ein Anspruch auf vorzeitige Renten (z.B. wegen Erwerbsunfähigkeit) oder auf Rehabilitationsmaßnahmen (z.B. Kuren) bestehen. Das hängt allerdings sehr vom Einzelfall ab und ist am ehesten für ältere Beschäftigte etwa ab 50 von Bedeutung. In diesem Fall sollte man sich von der Versicherungsanstalt persönlich beraten lassen.

Wenn das Gehalt geringer als 155 Euro monatlich ist, muß der Arbeitnehmer mehr als 7,5 % davon zahlen, wenn er versicherungspflichtig sein will. Sein Anteil und der Pauschalbeitrag des Arbeitgebers müssen zusammen nämlich mindestens 30,32 Euro betragen.

Der Arbeitgeber muß geringfügig Beschäftigte schriftlich darauf hinweisen, daß sie auf eigenen Wunsch zusätzliche Beiträge zahlen können. Dabei sollte er sich schriftlich bestätigen lassen, ob diese Möglichkeit gewünscht wird oder nicht. Die "freiwillige Versicherungspflicht" kann der Arbeitnehmer dann nicht mehr widerrufen.

Weitere Infos bei der BfA

Krankenversicherung:

Der Arbeitgeber zahlt 11 % vom Gehalt für die Krankenkasse des Mitarbeiters, falls dieser gesetzlich versichert ist (z.B. familienversichert über Eltern oder Ehegatte, freiwillig versichert bei einer gesetzlichen Krankenkasse, versicherungspflichtig in der Hauptbeschäftigung, als Student oder als Rentner). Daraus entsteht kein Anspruch auf zusätzliche Leistungen der Krankenversicherung, auch nicht auf Krankengeld. Wenn der Arbeitnehmer privat krankenversichert ist, entfällt dieser Pauschalbeitrag.

Auch dieser Pauschalbeitrag ist vom Arbeitgeber zu tragen, ein Gehaltsabzug ist verboten.

Steuern:

Die Pauschalsteuer von 2 % ist eine Abgeltung für die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer. Im Gegensatz zu den Sozialversicherungsbeiträgen ist diese Pauschalierung nicht zwingend vorgeschrieben. Mehr zu den steuerlichen Varianten auf der nächsten Seite.

Meldungen und Beitragszahlung

Wie auch sonst in der Sozialversicherung, muß der Arbeitgeber den Beginn und das Ende einer geringfügigen Beschäftigung sowie das Jahresentgelt melden. Dafür gibt es eine wesentliche Vereinfachung: zuständig für alle 400-Euro-Jobs ist jetzt die Bundesknappschaft (bisher nur bekannt als Sozialversicherungsträger im Bergbau). Sie ist auch die Einzugsstelle für die pauschalen Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung und für die Lohnfortzahlungsversicherung (siehe unten) sowie für die Pauschalsteuer von 2 % - der Arbeitgeber muß deshalb nicht mehr mit einzelnen Krankenkassen und dem Finanzamt abrechnen. Ausgenommen ist die gesetzliche Unfallversicherung, für die weiterhin die jeweilige Berufsgenossenschaft zuständig bleibt.

Die Bundesknappschaft hat für diese Aufgaben unter der Bezeichnung "Minijob-Zentrale" eine eigene Dienststelle in Essen eingerichtet (der Gesetzgeber hatte eigentlich Cottbus vorgesehen). An diese Stelle sind alle Meldungen, Beitragsnachweise und Zahlungen zu richten. Die notwendigen Formulare findet man auch im Internet auf den Seiten der Bundesknappschaft. Die Anschrift ist: Minijob-Zentrale, 45115 Essen, Tel. 08000200504 (kostenfrei). Diese Dienststelle ist auch für versicherungsfreie Beschäftigungen in Privathaushalten und für kurzfristige Beschäftigungen (2-Monats-Jobs) zuständig. Für die "Gleitzone" und für Werkstudenten und Praktikanten ist weiterhin die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers die Einzugsstelle.

Weitere Versicherungen:

Auch bei 400-Euro-Jobs sind einige ergänzende Versicherungen gesetzlich vorgeschrieben, die nicht zur Sozialversicherung im engeren Sinn zählen und in keinem Fall durch Abzug vom Lohn finanziert werden dürfen:

U 1 Krankheit
U 2 Schwangerschaft
Unfallversicherung mit
Insolvenzgeldumlage
1,2 %
0,2 %
1,51 % (Durchschnitt)
Nur für Betriebe bis 30 Mitarbeiter.
Ausgleichskasse für die Kosten der Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit von Arbeitern und Auszubildenden (nicht für Angestellte).

Nur für Betriebe bis 30 Mitarbeiter.
Ausgleichskasse für die Kosten der Entgeltfortzahlung bei Mutterschaft.

Unfallversicherung für alle Betriebe, Beitragssatz unterschiedlich nach Branche und Betriebsart.
Bei geringfügig Beschäftigten: Zahlung an die Bundesknappschaft
An die Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse

U 1 und U 2: versicherte Betriebe

Diese Versicherungen sollen Arbeitgeber für gesetzlich vorgesehene Entgeltfortzahlungen absichern. Alle Arbeitnehmer, auch geringfügig Beschäftigte, haben Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit und Schwangerschaft. Da Kleinbetriebe dadurch in ernste finanzielle Schwierigkeiten kommen können, hat der Gesetzgeber für sie eine Pflichtversicherung vorgesehen. Sie wird üblicher Weise von den gesetzlichen Krankenkassen durchgeführt, bei 4OO-Euro-Jobs aber von der Bundesknappschaft. Als Kleinbetrieb gilt hier ein Arbeitgeber, der nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt (bei einigen Krankenkassen 20 Arbeitnehmer, für 400-Euro-Jobs gilt aber die erhöhte Grenze der Bundesknappschaft). Bei der Berechnung ist zu beachten:
  • für die Betriebsgröße zählen alle Mitarbeiter (auch wenn die betroffenen Mitarbeiter nicht versichert sind, z.B. auch Männer für die U 2)
  • ausgenommen sind jedoch Auszubildende, Schwerbehinderte, Bezieher von Vorruhestandsgeld, Wehr- und Zivildienstleistende, sowie Beschäftigte mit bis zu 10 Std/Woche (oder 45 Std/Monat) - damit bleiben viele 400-Euro-Jobs unberücksichtigt für die Betriebsgröße, die Entgeltfortzahlungskosten dieser Mitarbeiter sind aber trotzdem versichert
  • Andere Teilzeit-Mitarbeiter werden anteilig angerechnet: bis zu 20 Std/Woche mit 0,5, bis zu 30 Std/Woche mit 0,75.
  • Die Feststellung der Versicherungspflicht eines Betriebes erfolgt jeweils zum Jahresanfang aufgrund der Mitarbeiterzahlen des Vorjahres
Ausgenommen von den Umlageversicherungen sind insbesondere folgende Arbeitgeber, auch wenn sie nur wenige Mitarbeiter beschäftigen:
  • öffentlich-rechtliche Körperschaften (z.B. Gemeinden, Kirchen)
  • kommunale Unternehmen
  • Einrichtungen der Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege (z.B. Arbeiterwohlfahrt, Caritas, Diakonie, DRK)
  • Betriebe, die Mitglied einer freiwilligen Einrichtung sind, die Entgeltfortzahlungskosten ersetzt
Diese Regelungen bedeuten, daß vor allem solche Betriebe umlageversichert sein müssen, die oft auch 400-Euro-Mitarbeiter beschäftigen: z.B. Gaststätten, kleinere Einzelhändler, Handwerker, Arztpraxen, und natürlich auch Privathaushalte mit einer Putzhillfe. Im Zweifel sollten Sie als Arbeitgeber unbedingt bei der Minijob-Zentrale der BKN (für andere Mitarbeiter bei der jeweiligen Krankenkasse) schriftlich anfragen, ob Sie diesen Beitrag zahlen müssen. Da die Beiträge recht gering sind, das Kostenrisiko im Ernstfall aber sehr hoch sein kann, sind die Umlageversicherungen für den Arbeitgeber sehr vorteilhaft.

Diese Versicherungen betreffen nur den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer hat auch dann Anspruch auf Entgeltfortzahlung, wenn der Arbeitgeber keine Leistungen aus der Umlageverscherung erhalten kann. Der Arbeitgeber muß den Beitrag dafür alleine tragen, ein Abzug vom Gehalt ist nicht erlaubt. Für geringfügig Beschäftigte wird die Umlage zusammen mit den pauschalen Kranken- und Rentenversicherungsbeiträgen eingezogen.

U 1 Krankheit:

Diese Umlageversicherung hat die Aufgabe, Arbeitgebern die Kosten für die Lohnfortzahlung bei Krankheit in den ersten 6 Wochen zu erstatten. Sie gilt nur für Arbeiter und Auszubildende, nicht für Angestellte. Der Beitragssatz und die Höhe der Erstattung werden von der jeweiligen Einzugsstelle (Krankenkasse) festgelegt. Die Bundesknappschaft hat zur Zeit einen Beitragssatz von 1,2 %, also 4,80 Euro bei 400 Euro Gehalt. Sie erstattet 70 % des Arbeitsentgelts. Beiträge müssen nur aus dem Arbeitsentgelt von Arbeitern und Auszubildenden gezahlt werden, nicht aus dem Gehalt der Angestellten.

U 2 Schwangerschaft:

Diese Versicherung ersetzt zu 100 % die Kosten des Arbeitgebers für den Zuschuß zum Mutterschaftsgeld (meist 6 Wochen vor und 8 Wochen nach der Entbindung) und für die Entgeltfortzahlung während eines ärztlich angeordneten Beschäftigungsverbotes in der Schwangerschaft. Der Beitrag dafür beträgt nur 0,1 % des Arbeitsentgeltes. Dieser Beitrag muß aus dem Entgelt aller Arbeitnehmer gezahlt werden, auch wenn der Betrieb nur Männer beschäftigt.

Unfallversicherung

In der gesetzlichen Unfallversicherung gibt es keine Besonderheit für geringfügig Beschäftigte: der Arbeitgeber zahlt auch für das Entgelt dieser Mitarbeiter Beiträge an die Berufsgenossenschaft. Diese Beiträge werden in der Regel einmal jährlich aufgrund eines Bescheids der Berufsgenossenschaft für den Betrieb insgesamt erhoben, oft sind monatliche Vorschüsse zu zahlen. Auch der geringfügig Beschäftigte ist versichert bei Arbeits- und Wegeunfällen und bei Berufskrankheiten. Der durchschnittliche Beitragssatz der Berufsgenossenschaften lag im Jahr 2000 bei 1,31 % der Lohnsummen. In besonders unfallträchtigen Bereichen kann er auch deutlich höher sein. Zusätzlich zum eigenen Beitrag erheben die Berufsgenossenschaften auch den Beitrag der Arbeitgeber für die Insolvenzgeldversicherung der Arbeitsagenturen. Dieser Beitrag lag nach Angabe des zuständigen Verbandes im Jahr 2002 bei etwa 0,2 %.

Wenn ein Betrieb nicht bereits Mitglied einer Berufsgenossenschaft ist, muß er es bei der Einstellung des ersten Beschäftigten werden, auch wenn es nur um einen 400-Euro-Job geht. Ein Arbeitgeber, der nur einen einzigen Mitarbeiter mit 400 Euro Monatslohn beschäftigt, hat im Durchschnitt etwa 72,50 Euro jährlich zu zahlen. Welche Berufsgenossenschaft zuständig ist, kann man per E-Mail unter infoline@hvbg.de oder per Telefon unter 01805 / 188088 erfragen.

Für Beschäftigte in privaten Haushalten ist keine Berufsgenossenschaft zuständig, sondern der öffentliche Unfallversicherungsträger des jeweiligen Bundeslandes. Der Haushaltsvorstand - also der Arbeitgeber - muß die Beschäftigung formlos anmelden (die Meldung bei der Bundesknappschaft genügt dafür nicht!). Das geht auch online: http://www.unfallkassen.de/haus4.html. Der Beitrag für Haushaltshilfen wird meist pauschal erhoben, nicht nach dem tatsächlichem Lohn. In Baden-Württemberg liegt er zur Zeit bei 72 Euro/Jahr (36 Euro, falls nur bis zu 10 Std/Woche beschäftigt).

Gesamtkosten für den Arbeitgeber?

Was kostet ein geringfügig Beschäftigter dem Arbeitgeber insgesamt? Dazu ein Beispiel, in dem alle genannten Abgaben enthalten sind. Bitte beachten Sie dabei, daß die Umlageversicherungen nur bei Kleinbetrieben anfallen und die Unfallversicherung ein Durchschnittswert ist.

Teilbereich

Prozentsatz vom Bruttogehalt
Euro
Bruttogehalt
100 %
400,00
Krankenversicherung pauschal
11 %
44,00
Rentenversicherung pauschal
12 %
48,00
Abgeltungssteuer
2 %
8,00
U 1 Krankheit
1,2 %
4,80
U 2 Schwangerschaft
0,1 %
0,40
Berufsgenossenschaft (mit Insolvenzgeld)
1,51 %
6,04

Summe:

127,81 %

511,24

Betriebsprüfungen und Arbeitgeberhaftung

Die zahlreichen Ausnahmen von der Versicherungsfreiheit können leicht dazu führen, daß ein Arbeitgeber die Versicherungspflicht falsch beurteilt. Im Sozialversicherungsrecht ist der Arbeitgeber haftbar für korrekte Meldungen und Beitragszahlungen. Zu Nachforderungen kann es in erster Linie kommen, wenn bei der Betriebsprüfung Fehler festgestellt werden. Auch der Arbeitnehmer kann eine Überprüfung veranlassen. So lange alles reibungslos läuft, ist er zwar meist mit der Versicherungsfreiheit einverstanden. Spätestens nach einer Kündigung wird er bemerken, daß er nicht arbeitslosenversichert war. Wenn er sich dann gegenüber der Arbeitsagentur darauf beruft, daß eigentlich Beitragspflicht bestand, müssen die Sozialversicherungsträger diesen Hinweis überprüfen. Der Arbeitnehmer kann dadurch nur gewinnen: wird nachträglich Versicherungspflicht festgestellt, bekommt er Arbeitslosengeld und Rentenpunkte. Einen Beitragsabzug muß er nicht mehr befürchten, wenn das Arbeitsverhältnis schon beendet ist. Auch wenn er noch beschäftigt ist, kann der Beitrag meist nur für die letzten 3 Monate vom Gehalt abgezogen werden, das Risiko liegt also bei etwa 250 Euro.

Für den Arbeitgeber ist es nicht so einfach: er haftet für den Gesamtbeitrag (auch Arbeitnehmeranteil) des laufenden Jahres und der 4 vorhergehenden Kalenderjahre, dazu können noch Säumniszuschläge (1 % je Monat) kommen. Wenn der Arbeitgeber irrtümlich nur 23 % Pauschalbeitrag (hier ohne Steuer) statt ca. 42 % Gesamtsozialversicherungsbeitrag zahlt, kann bei 400 Euro Gehalt in 5 Jahren eine Forderung von etwa 5.000 Euro (ohne Zinsen) auflaufen.

Typische Fehler bei der Beurteilung von geringfügigen Beschäftigungen sind:
  • Weihnachtsgeld wird trotz arbeitsrechtlicher Verpflichtung (z.B. Tarifvertrag) nicht gezahlt
  • andere Beschäftigungen des Mitarbeiters werden nicht beachtet
  • der Mitarbeiter wird untertariflich bezahlt
  • in mehr als 2 Monaten im Kalenderjahr fiel Mehrarbeit an
  • steuer- und sozialversicherungspflichtige Extra-Leistungen wurden nicht eingerechnet
Einige dieser Fehlerquellen hat der Gesetzgeber entschärft, dazu mehr unter "Weihnachtsgeld und andere Sonderzahlungen" und "Die Arbeitnehmerin hat mehrere Jobs" auf der vorhergehenden Seite. In beiden Punkten bestehen noch erhebliche juristische Unklarheiten.

Wenn geringfügig Beschäftigte schlechter bezahlt werden als vergleichbare andere Mitglieder, verstößt der Arbeitgeber gegen das Teilzeitrecht (siehe hier). Die SV-Träger sind offenbar der Meinung, daß eine solche Benachteiligung nur dann für die Versicherungspflicht relevant ist, wenn eine direkte Tarifbindung besteht (AG ist im Verband, Mitarbeiter ist in der Gewerkschaft) oder wenn ein Tarifvertrag allgemeinverbindlich ist. Wenn es "nur" ein Verstoß gegen das Teilzeitgesetz ist, bestehe kein unmittelbarer Anspruch auf das anteilige Gehalt; deshalb könne dies nicht zur Versicherungspflicht führen (Quelle: Arbeitgeberzeitschrift Summa Summarum 4-2002 der Rentenversicherungsträger, S. 13). Man kann wohl davon ausgehen, daß sich die Betriebsprüfer an diese Meinung ihrer Verbände halten. Aber man sollte sich nicht darauf verlassen: diese Interpretation des Teilzeitgesetzes ist falsch. Der Arbeitnehmer hat durchaus einen Anspruch auf das Entgelt, das der Arbeitszeit entspricht (für Juristen: Argumentation über § 4 Abs. 1 TzBfG, §§ 134, 139, 612 Abs. 2 BGB). Auch wenn der Betriebsprüfer das nicht erkennt, der Rechtsanwalt des gekündigten Arbeitnehmers wird sich darauf berufen. Für die Gerichte sind die Meinungsäußerungen der Sozialversicherungsverbände in den gemeinsamen Rundschreiben nicht relevant.

Arbeitgeber, die üblicher Weise ihre Mitarbeiter nach einem Tarifvertrag bezahlen, sollten deshalb unbedingt auch die geringfügig Beschäftigten entsprechend der Arbeitszeit tariflich behandeln - einschließlich Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und sonstiger Nebenleistungen.

Rechtssicherheit durch Bescheid:

Der Arbeitgeber kann das Risiko von Nachzahlungen weitgehend vermeiden, wenn er eine Entscheidung der Krankenkasse des Mitarbeiters in Zweifelsfällen einholt. Dazu müssen der Krankenkasse alle notwendigen Angaben schriftlich mitgeteilt werden, möglichst unter Beilage des Arbeitsvertrages und Angaben zur Tarifgeltung im Betrieb. Die Krankenkasse muß auch über alle sonstigen Erwerbstätigkeiten des Arbeitnehmers informiert werden. Den Antrag auf Feststellung der Versicherungsfreiheit sollte auch der Mitarbeiter selbst unterschreiben zur Bestätigung der Angaben. Wenn dann die Krankenkasse in einem schriftlichen Bescheid feststellt, daß die Beschäftigung versicherungsfrei ist, kann dieser "Verwaltungsakt" nicht mehr rückwirkend widerrufen werden - sofern die Angaben vollständig und richtig waren. Selbst wenn sich die Krankenkasse geirrt hat, kann das später nur für die Zukunft geändert werden. Das gilt natürlich nicht, wenn sich inzwischen die tatsächlichen Umstände geändert haben, z.B. durch eine im konkreten Fall wirksame Tarifänderung.

Wenn die Geringfügigkeit feststeht und noch Fragen zu den Pauschalbeiträgen oder zu den Umlageversicherungen offen sind, ist eine entsprechende Anfrage an die Bundesknappschaft zu richten.

Achten Sie darauf, daß die Antwort der Krankenkasse oder Bundesknappschaft als "Verwaltungsakt" und nicht nur als allgemeine Auskunft formuliert ist! Aus dem Text muß hervorgehen, daß eine Entscheidung für den vorliegenden Fall getroffen wurde. Deshalb ist auch nur ein schriftlicher Bescheid sinnvoll, telefonische Auskünfte sind wertlos.







(c) Erwin Denzler M.A. - Stand: 1.6.2004